Nhận chìa khóa
- Nhận chìa khóa tầng hoặc thẻ chìa khóa tại văn phòng buồng của khách sạn vào đầu mỗi ca làm việc
- Kiểm tra xem chìa khóa có bị hư hỏng hay sứt mẻ gì không để tránh tình trạng chìa bị kẹt trong ổ khóa
Tất cả chìa khóa phòng khách sạn được cất tại văn phòng buồng
Ký nhận chìa khóa
- Sau khi đã kiểm tra chìa khóa xong, điền vào phiếu nhận chìa khóa với tên, giờ nhận, mã chìa khóa hoặc khu vực và chữ ký
- Đảm bảo chìa khóa nhận và thông tin trên phiếu phải trùng khớp nhau.
Lúc này, nhân viên buồng phòng sẽ là người chịu trách nhiệm về chìa khóa nên phải luôn giữ chúng bên mình, tuyệt đối không đưa chìa khóa cho nhân viên khác hoặc khách mượn vì họ có thể sử dụng chúng sai mục đích.
Quản lý chìa khóa
- Đảm bảo chìa khóa không bị rơi rớt hoặc hư hỏng từ khi ký nhận cho đến khi trả
Nhân viên buồng phòng có thể dùng dây thích hợp móc vào chìa khóa và đeo vào đồng phục, đảm bảo dây đeo đủ dài để mở được cửa buồng ở tư thế thoải mái nhất. Tuy nhiên, bạn nên đảm bảo dây đeo chắc chắn và an toàn để tránh mất hoặc thất lạc chìa khóa. Hoặc bạn cũng có thể bỏ vào túi của đồng phục nhưng phải đảm bảo chìa khóa không dễ bị rơi rớt hoặc ảnh hưởng đến quá trình thao tác làm việc.
Nhân viên cần giữ chìa khóa cẩn thận trong suốt quá trình làm việc
Báo cáo chìa khóa bị mất hoặc thất lạc
Trong trường hợp phát hiện mất hoặc thất lạc chìa khóa được giao, nhân viên buồng phòng phải thực hiện như sau:
- Báo cáo ngay với người giám sát để kịp thời khóa phòng đó lại
- Nêu cụ thể thông tin lần cuối sử dụng chìa khóa là khi nào và ở đâu để nhân viên an ninh hỗ trợ tìm kiếm.
Bàn giao, ký trả chìa khóa
- Bàn giao chìa khóa lại cho người phụ trách quản lý chìa khóa vào cuối mỗi ca làm việc
- Đảm bảo chìa khóa nguyên vẹn như hình dạng ban đầu khi ký nhận
- Thực hiện việc ký trả chìa trả với đầy đủ các thông tin về tên, thời gian, mã chìa khóa, chữ ký người trả.
Nhân viên sử dụng chìa khóa cần tuân thủ đúng quy trình do khách sạn quy định
Ngoài ra, khách sạn nói chung và khối Buồng phòng nói riêng còn có rất nhiều quy trình làm việc khác mà nhân viên cần nắm rõ để làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.